documentos comerciales

                   Documentos Comerciales 

los documentos comerciales son como su nombre lo indica ,los documentos que permiten comunicar entre mínimo 2 partes  información que le compete a las mismas ,estas  dos partes pueden ser :

*empresa - cliente 

*empresa - proveedor 

*empresa - empleado 

*empresa - terceros 

      

        y viceversa 

 todo documento comercial debe seguir unas normas o parámetros básicos para su elaboración:

                                            

*todo documento debe  elaborarse en una hoja tamaño carta 

*se debe elaborar utilizando letra Arial tamaño 12

*la separación de una linea a otra es de 2.5

*la separación de párrafos ,titulo y texto sera doblado ,la separación de las lineas es decir 2 enter  

*no se debe subrayar 

*los títulos y subtitulos en negrilla 

*los títulos presididos  por un numero son  en mayúscula sostenida y en negrilla 

ej:     3,NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN 

  

*los subtitulos correspondientes a divisiones ,es decir precedidos de 2 números separados con mayúscula inicial y negrita .

ej. 3.1  Departamento Contable 

*los subtitulos ni títulos deben llevar punto final 

*el empleo de mayúscula no exime de poner tilde así lo exija las reglas de acentuación 

*los sustantivo y adjetivos que componen el nombre de instituciones u organizaciones se escribe con mayúscula inicial

ej: Departamento de Ciencias 

     Universidad Distrital 

*la primera palabra de cualquier titulo o de un obra se escribe en mayúscula

ej:Cien años de soledad 

*los nombres de las disciplinas científicas se escriben con mayúscula inicial

ej:Administracion ,Biología,Sociales   

*los nombre de los días de la semana , de las estaciones del año y los meses son con minúscula ,solo lleva mayúscula inicial ,los nombres de los meses cuando se alude a un echo histórico

ej: 12 de Octubre 

  algunos documentos comerciales son :

                                       la carta

es un comunicado personalizado con carácter formal ,Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor(destinatario)..como todos los documentos comerciales la carta tiene unas normas para su elaboración:

margenes :

*superior de 3 a 4 cm 

*inferior   de 2 a 3 cm  

*izquierdo de 3 a 4 cm 

*derecho  de 2 a 3 cm 

partes de una carta :

*fecha:se escribe acompañado de la ciudad de origen ,dia , mes , año 

ej: Bogota d.c , 22 de octubre de 2015

encabezado:son los datos del  destinatario  , se dejan a 4 o 6 espacios sencillos después de la fecha , los datos se escriben a espacios sencillos 

       algunos datos :

              *tratamiento:se escribe la palabra completa con mayúscula inicial y sin abreviaturas, como                                       Señores ,Señora ,Rector , etc

              *nombres y apellidos :de la persona que va dirigida la carta  con mayúscula sostenida 

              *cargo:se escriba con mayúscula inicial 

              *nombre de la empresa :se inicia con mayúscula  y si el nombre de la empresa tiene una                                                            sigla se escribe con mayúscula

              *nombre de la ciudad de destino :se escribe con mayúscula inicial 

              *asunto: también llamado referencia es una linea obsidional que sintetiza  el tema de la carta

              *saludo:frase de cortesía , se escribe después del encabezado y antes del texto de la carta  

              *texto:mensaje que se transmite a el destinatario ,el texto puede ser de 3 párrafos,esos                                    párrafos deben ser cortos , claros y sencillos , se escribe a espacio sencillo o a 2                                    espacios 

              *despedida :expresión de cortesía , se puede elegir entre una o dos palabras ,como att ,                                             muchas gracias por su atención , etc

              *firma:compuesta  por 3 elementos , nombres y apellidos del remitente en mayúscula                                       sostenida

              *rubia : firma que se escribe encima del nombre , no se usa raya para la firma 
.
              *cargo o documento de identificación :se escribe debajo del nombre con mayúscula inicial

              *identificación del transcriptor :a dos espacios de la firma y debajo de lo ultimo que se                                                                            escribe , se ubica el nombre con mayúscula inicial ,con la                                                                        letra mas pequeña que lo demás 

 

 

2.el informe 

es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel gerarquico superior , el cual cuenta la situación de un proceso o de un proyecto  de la entidad .las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia sin antes haber recibido el informe 

etapas:

a.proceso de escritura :*análisis cuidadoso del asunto o del problema 

                                     *obtención de los datos  requeridos 

                                      *clasificación y organización  de datos pertinentes

                                      *bosquejo del informe 

estructura del informe : *portada

                                                         *indice 

                                                          *resumen

                                                           *síntesis del trabajo 

introducción: incluye antecedentes ,objetivos , justificación y contexto donde se realiza la investigación o desarrollo del proyecto 

                                                             *conclusión 

                                                             *recomendaciones 

                                                             *implicaciones 

el acta 

es la relación escrita de lo sucedido tratado o acordado en una junta o reunión,

como todos los documentos comerciales hay unas partes que seguir paso a paso  :

*razón social 

*titulo

*denominación del documento y numero de correspondiente 

*fecha

*ciudad

*día , mes . año 

*hora inicial y final 

*asistentes :nombre , cargo en orden gerarquico 

*orden del día :ausentes , desarrollo 

*firma  

             

• al acta, un documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etcétera
• 
• memorando:
• 
  
• es un comunicado personalizado de carácter interno elaborado  con el fin de informar , solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna cituacion en particular .El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc.
  
  
• elementos :     *para:cargo y nombre del destinatario
•                         *de:dependencia o cargo del remitente 
•                          *trama central  del comunicado 
•                          *fecha: día , mes , año 
•                          *firma:nombre del emisor del mensaje 
• 

cotización :

documento que permite relacionar los productos tangibles o intangibles que al empresa ofrece o que la empresa solicita .Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. 

partes : *fecha

                             *encabezado

                              *destinatario 

                       *asunto 

                       *saludo

                              *desarrollo 

                             *despedida 

                     *firma